Bei einer ERP-Einführung hört man oft den Satz von Key-Usern oder Anwendern: „Das haben wir schon immer so gemacht! Und das ist uns auch ganz wichtig, denn: Damit sind wir doch groß und erfolgreich geworden. Das muss so bleiben!“.

Es geht um den ewigen Kampf: Standards vs. Customizing! Gerade in großen ERP-Roll-Out’s aber auch im Tagesgeschäft kommt die ständige Frage hoch: „Warum müssen wir das jetzt mit der neuen ERP-Software anders machen, wir haben es doch immer so gemacht!“.

Was steckt hinter diesen Aussagen? Zunächst mal geht es vordergründig um Angst. Nämlich die Angst vor dem Neuen in Form einer geänderten Arbeitsweise und neuer Prozesse, die man sich neu aneignen muss. Man hat sich an seine Arbeit gewöhnt und kann es sich nicht mehr anders vorstellen. Hinzu kommt oftmals der Fakt, dass der User sich mit der bestehenden Funktionalität ein Wissen und eine Art besondere Stellung in der Abteilung und im Unternehmen erarbeitet hat. Da ist etwas, was nur er kann und niemand sonst. Wer will das schon gerne freiwillig aufgeben? Er war immer ein heiß begehrter Ansprechpartner und nur er konnte diese Auswertung liefern oder diese Funktionalität wirklich sicher bedienen. Denn meistens hat er sie sich auch mal ausgedacht und immer weiterentwickelt (lassen).

Es geht daher in den meisten Fällen gar nicht um die Funktionalität und die Technik dahinter, sondern um pure Angst vor einer neuen Arbeitsweise. In manchen Fällen sogar um die Angst des Verlustes der alten Arbeitsweise; denn wenn jemand anderes die neue Funktionalität bedienen soll, dann ist das bisherige Spezialwissen nichts mehr wert. Der Expertenstatus kann verloren gehen und das möchte niemand! 

Bei solchen Veränderungen muss also immer genau hingeschaut werden: Was bringt die neue Funktionalität an Mehrwert und Nutzen für das Unternehmen? Wie kann die Veränderung bei den Mitarbeitern möglichst klein gehalten werden? Wie können ideale Schulungen aussehen? Und wie kann Führung und Coaching helfen diese Veränderungen positiv zu gestalten. Denn ansonsten kann auch schnell Gegenwind drohen für eine ERP-Einführung; nämlich in der Form, dass die betroffenen Mitarbeiter in den Widerstand gehen und die ERp-Umstellung mehr oder weniger und oftmals sehr implizit torpedieren. Das wäre der worst-case, der durch frühzeitige Einbindung aller Key-User und User gut umschifft werden kann.

Das andere Thema bei solchen Veränderungen rund um Standard vs. Customizing ist die IT-Brille. Der CIO oder IT-Leiter muss im SInne des Unternehmens versuchen die IT immer so effizient und kostengünstig wie möglich zu betreiben. Das Thema Customizing steht dem leider immer entgegen!

Die folgende Grafik zeigt übersichtlich wie die Komplexität und vor allem die Kosten und der Aufwand mit der Anzahl der Anpassungen sehr stark steigen.

Insbesondere bei Release-Wechseln und Updates muss dann ein großer Aufwand betrieben werden, um überhaupt auf den aktuellen Stand der Software zu kommen. Dieser Aufwand und die dadurch entstehenden Kosten können vermieden werden, wenn man sich an klare Standards hält. Es ist Aufgabe des IT-Chefs hier sehr eindeutig Stellung zu beziehen und zum Beispiel mit der oben dargestellten Grafik zu erklären was Customizings und Anpassungen kosten. Es muss auch sehr deutlich gemacht werden, welchen Mehrwert und Nutzen Standards wirklich für das Unternehmen haben. 

Daher muss der CIO in solchen Fällen ein Augenmerk darauf haben, dass die Anpassungen und das Customizing nicht ausartet. Denn die Gefahr ist sehr groß, dass bei vielen Anpassungen der Aufwand und damit die Kosten steigen. Wenn es über die Jahre sehr viele Anpassungen werden, dann droht sogar die Unbeherrschbarkeit des Systems. Ein Update ist nicht mehr möglich und nur eine Neuinstallation hilft. Neben den oft in Millionenhöhe entstehenden Kosten ist der Zeitaufwand noch gar nicht absehbar.