Was sind die Signale in großen ERP-Projekten, die schon frühzeitig darauf hindeuten, dass das Projekt aus dem Ruder läuft? Diese sogenannten frühen Warnsignale sind besonders wichtig, da das ERP-Projekt noch in einem Stadium ist, in dem durch relativ einfache Handgriffe alles wieder ins Lot gebracht werden kann.

Was also sind diese frühen Warnsignale und woran erkenne ich sie?

Die folgende Liste gibt Ihnen sieben frühe Warnsignale an die Hand, die aufhorchen sollten und zu dringender Handlung rufen:

  1. Das Thema Kosten muss ständig besprochen werden! Der ERP-Projektleiter sitzt bei Ihnen und bittet um mehr Budget. In den Lenkungskreisen ist das Projekt-Budget auf „rot“. Sie haben schon 2 oder 3 Mal eine Budgeterhöhung zugelassen, aber so langsam werden die Argumente schwächer!
  2. Die Geschäftsleitung fragt sich, welchen Nutzen und Mehrwert diese teure Einführung wirklich bringt? Alle Bereichsleiter haben Ihr Personal in das ERP-Projekt entsandt und werden langsam sauer, weil sie Ihre eigenen Projekte nicht schaffen. Hier muss von Seiten des Management schnell Einhalt geboten werden im Sinne einer Priorisierung, der sich alle unterzuordnen haben.
  3. Ihre Kunden merken etwas von dem ERP-Projekt! Das darf zumindest vor dem Go-Live nicht der Fall sein. Wenn Sie von Kunden auf Ihr ERP-Projekt auf eher negative Art und Weise angesprochen werden und evtl. sogar Waren nicht mehr pünktlich rausgehen, dann müssen Sie sofort handeln.
  4. Aus Getuschel in der Kaffeeküche kann schnell offener Widerstand werden. Ihre Mitarbeiter werden langsam sauer und die Motivation nimmt ab. Gehen Sie bewusst auf Nörgler zu und fragen sie, was Ihnen quer im Bauch liegt und warum.
  5. Das sogenannte „Berliner-Flughafen-Syndrom“ übernimmt die Gefühlslage – Es herrscht das Gefühl vor: „Ein Ende ist nicht absehbar!“. Das ERP-Projekt wird einfach nicht fertig und der Go-Live ist schon einmal verschoben worden. Ein zweites Mal wollen Sie das nicht zulassen.
  6. Es kommen ständig neue Anforderungen hoch! Man fragt sich: “Wie sollen wir das noch schaffen?“. Hier muss schnell Einhalt geboten werden und eine Priorisierung mit klarem „Streichkonzert“ erfolgen.
  7. Es passieren Farbwunder: Ampeln in Projektstatusberichten verwandeln sich von „rot“ in „gelb“ oder gar „grün“. Hinterfragen Sie sorgfältig die tatsächliche Situation und die Ampeln? Was will man Ihnen verheimlichen?

Was sind generelle To-Do’s für das Management und die ERP-Projektleitung, wenn das ERP-Projekt eines dieser frühen Warnsignale sendet, aber generell noch auf Kurs zu sein scheint?

  • Eine Stakeholder-Liste ist auf jeden Fall ratsam. Denn nur so, können Sie herausfinden, wer welche Erwartungen hat, wer aktiv oder passiv für oder gegen das ERP-Projekt arbeitet und warum. Erstellen Sie bewusst Maßnahmenpläne wie mit den entsprechenden Personen umzugehen ist.
  • Sprechen Sie die Probleme als Geschäftsleitung offen vor allen Beteiligten an und planen Sie einen gemeinsamen Workshop, in dem alle Beteiligten Lösungen für die Probleme suchen sollen. Denn meistens wissen viele Beteiligte durchaus gute Lösungswege, trauen sich aber nicht, warten erstmal ab oder wollen manchmal sogar bewusst die Projektleitung scheitern sehen. Lassen Sie es soweit nicht kommen. Agieren Sie offen und laden Sie alle in die Lösungsfindung ein.
  • Nutzen Sie Mediation oder Coaching für den ERP-Projektleiter. Es passiert leider auch oft, dass die Beziehungen zum ERP-Systemhaus schlechter geworden sind oder sogar soweit im Keller ist, dass nur noch eine objektive und neutrale Person das Verhältnis wieder kitten kann.
  • Wenn Sie als Management oder Geschäftsleitung das Vertrauen in die ERP-Projektleitung verloren haben, müssen Sie sofort handeln. Abwarten und Hoffen bringt hier nichts. Es muss sofort ein neuer Projektleiter her.

Es gibt wenige bis keine ERP-Projekte, in denen solche frühen Warnsignale nicht auftreten. Die Liste der Handlungsmaßnahmen ist in je nach Warnsignal natürlich individuell zu betrachten. Es gibt viele mögliche Lösungsansätze. Sprechen Sie uns an; wir haben in unzähligen Projekten schon Vieles gesehen und helfen Ihnen gerne.

Es grüßt Sie herzlich

Volker Johanning