ERP-Projekte sind immer eine Herausforderung. Nicht nur für die IT-Abteilung, sondern für das gesamte Unternehmen. Denn der Erfolg eines ERP-Projektes hängt nicht nur von der IT und dem ERP-System ab, sondern maßgeblich von zwei Dingen:

  • Standardisierungsgrad
  • Reifegrad der Organisation

Diese beiden Erfolgsfaktoren können und müssen maßgeblich vom gesamten Unternehmen und all den beteiligten Fachbereichen gesteuert werden.

Standardisierungsgrad meint wie viel von den im ERP-System befindlichen Funktionen direkt und ohne große Änderung benutzt wird. Parametrisierung im Sinne von Einstellungen von bestimmten Funktionen ist dabei noch „Standard“. Wenn aber ganze Funktionen auf spezifische Bedürfnisse angepasst werden, dann spricht man vom Customizing. Es gibt sicherlich immer ein paar unternehmensspezifische Funktionen, an die ein ERP-Systemanbieter – und sei er noch so branchenspezifisch – nicht gedacht hat. Von daher ist Customizing nicht per se etwas Schlimmes und eine Customizing-Quote von 20-30% ist noch gerade so verträglich. Wenn diese Grenzen aber überschritten werden, dann landet man schnell im „Customizing-Loch“, wie in der folgenden Abbildung der zwei ERP-Erfolgsfaktoren ersichtlich.

Wenn es ein Unternehmen schafft unter den genannten 20-30% Customizings zu bleiben, dann haben die Fachbereiche es verstanden System-Standards so zu nutzen, dass Sie für Ihr Unternehmen passen. Das verlangt aber große Veränderungen von den Mitarbeitern im Handling des neuen ERP-Systems und im worst case fallen Arbeiten oder Arbeitsschritte sogar ganz weg, da die neuen Standardfunktionen diese automatisieren. Dies erfordert viel Fingerspitzengefühl im Umgang mit den Usern und daher sind hier Change-Experten gefragt. Diese können den Veränderungsprozess vom alten Verhalten und der bisherigen Arbeitsweise auf die neue Arbeitsweise mit dem neuen ERP erklären, begreiflich machen, schulen und trainieren.
Auf der anderen Seite gibt es die sogenannten Prozess-Experten. Das sind diejenigen im Fachbereich, die Ihre Funktionen im ERP gerne anpassen und damit relativ viel Customizing zulassen bzw. verlangen. Ihre bestehenden Prozesse sind manchmal geradezu „heilig“ und dürfen nicht verändert werden. Oftmals gibt es Aussagen wie „Das haben wir schon immer so gemacht. Damit sind wir groß geworden und das macht uns als Unternehmen aus! Das geht nicht mit dem Standard!“. Leider fehlt hier manchmal die vielleicht notwendige Reflektionsbereitschaft der bisherigen Arbeitsweise. Trotzdem schafft man mit viel Customizing die für die Organisation scheinbar besten Prozesse. Daher ist der Reifegrad der Organisation schon relativ hoch. Ohne klare Standards aber ist der Wartungsaufwand in der IT und damit die Kosten und Pflegbarkeit des ERP-Systems sehr anstrengend und hoch. Dies sehen die Prozess-Experten leider nicht, sondern schauen nur auf ihre Prozesse.
Der wahre Champion hingegen ist derjenige, der es schafft möglichst im Standard zu bleiben und darüber hinaus auch die Prozesse optimal für das Unternehmen im Standard neu auszurichten. Der Standardisierungsgrad ist sehr hoch und die Organisation hat es verstanden, nicht in der „alten“ Prozesswelt ihr Heil zu suchen, sondern hat es geschafft mit neuen Standardprozessen das Unternehmen schlanker und effizienter zu machen. Das spart Kosten und erhöht die Effizienz im Unternehmen. Auch für die IT ist damit die Wartbarkeit des ERP-Systems machbar und ein Support jederzeit gewährleistet.