Es sind bereits Millionen ist das ERP-Projekt geflossen und viele Überstunden unzähliger Mitarbeiter sind geleistet worden. Am vergangenen Wochenende sollte die Umstellung auf das neue ERP über die Bühne gehen. Am Sonntagnachmittag wurde aber die Reißleine gezogen und alles wieder auf das alte ERP zurückgeschaltet. Die ERP-Inbetriebnahme ist gescheitert!

Das Gute daran: Kein Kunde hat es gemerkt und man ist noch arbeitsfähig.

Das Schlechte daran: Wie nun weiter? Woran hat es gelegen? Die Schuldfrage steht im Raum und die Emotionen kochen über. Die Motivation zum Weitermachen ist allerdings im Keller und alle Projektbeteiligten haben im Grunde keine Lust mehr. Leider gibt es auch paar hämische Bemerkungen a la „das haben wir ja schon geahnt, dass das nichts werden kann!“. Das hilft nun wirklich nicht weiter, gehört aber leider oftmals auch zur Realität dazu.

Jetzt heißt es „kühlen Kopf“ zu bewahren und nicht sofort den neuen Anlauf zu planen.

Alle Beteiligten und auch das Management sind oftmals so tief im Thema und in den Emotionen über das Scheitern verstrickt, dass eine neutrale Bewertung gar nicht möglich erscheint. Es mag jetzt vielleicht hilfreich sein eine neutrale und objektive Bewertung der Situation zu bekommen.

Ein ERP Projekt-Audit kann da helfen.

Wie geht das und welche Ergebnisse verspricht ein solches Audit oder manchmal auch Health-Check genannt?

Das Ziel des Projekt-Audits ist es, eine neutrale und objektive Bewertung der Situation und des ERP-Projektes bzw. hier im speziellen der gescheiterten ERP-Inbetriebnahme zu bekommen. Es sorgt dafür, dass Transparenz entsteht und damit Sicherheit im Management bezüglich der Entscheidung über die weitere Vorgehensweise im ERP-Projekt.

Ein solches ERP-Projekt-Audit beruht vor allem auf Interviews mit Beteiligten, dem Management, den Stakeholdern, die vielleicht nicht direkt beteiligt waren und den Beratern und Managern des Systemhauses. Darüber hinaus werden Unterlagen und Planungen gesichtet und ausgewertet. Es soll insgesamt nicht „viel Wind“ gemacht werden, sondern schnell aufgrund von vielen Erfahrungen ein erstes Bild entstehen wo die Schwachstellen sind. Dann ist man auch schon bei der Bewertung, die in vier Teile gegliedert ist (wie auch in der folgenden Abbildung mit Beispielergebnistypen dargestellt):

  1. Wichtige Erkenntnisse
  2. Unangenehme Wahrheiten
  3. Business Impact (Chancen & Risiken)
  4. Handlungsfelder und Maßnahmen

 

Darüber hinaus wird noch ein schneller, aber konsequenter „Deep Dive“ auf Basis von acht Kriterien gemacht, welche in einem Spidernet bewertet werden (1=schlecht bis 5=sehr gut). Folgende acht Kriterien werden dabei untersucht:

  • Projekt Set-Up
  • Stammdaten Readiness
  • Management Committment
  • Beziehung zum Systemhaus / Berater
  • Risiken im Griff
  • Projektleitung
  • Ziel / Anforderungen klar
  • Rechtliche Situation

 

 

Mit diesem objektiven 360°-Blick auf das ERP-Projekt sowie den daraus folgenden Handlungsfeldern wird dem Management sowie der ERP-Projektleitung eine neutrale Bewertung inklusive Maßnahmenpakete geliefert.

Was sind die Mehrwerte eines solchen ERP Projekt Audits?

  1. Entscheidungssicherheit im Top-Management über die aktuelle Situation des ERP-Projektes
  2. Transparenz für alle Projektbeteiligten über unangenehme Wahrheiten und wie damit umgegangen werden muss
  3. Klare Maßnahmen sorgen für Sicherheit und Kontrolle zur weiteren erfolgreichen Durchführung des ERP-Projektes
  4. Im Worst-Case: Klare Erkenntnis, warum das ERP-Projekt nicht erfolgreich durchgeführt werden kann und wie es Kosten- und Gesichtswahrend abgewickelt werden kann oder was die alternativen Szenarien sind

Auch wenn ein solches ERP-Projekt-Audit eine wirklich sinnvolle Sache ist, so hoffen wir doch, dass Sie es aktuell nicht benötigen!

In diesem Sinne grüßt Sie herzlich
Volker Johanning